Toutes les entreprises sont concernées par la mise en place d’un plan d’archivage. Le fait de ne pas savoir ce dont il s’agit, la méthode à employer ou avoir les compétences devrait inciter un chef d’entreprise à lire ce qui suit.
Plan d’archivage : de quoi parle-t-on ?
Stocker des archives ; que ce soit sous format papier ou numérique ; n’est pas suffisant pour garantir leur efficacité.
Mémoire de l’entreprise et manne d’informations dont il faut tirer profit, les archives font partie intégrante de la structure bien avant sa création à partir de l’immatriculation jusqu’à la fin de l’activité.
Pour cela, il convient de déterminer un plan d’archivage ; c’est-à-dire une méthode d’organisation des données et des informations qu’elles contiennent.
Un chef d’entreprise, un comité de pilotage (en fonction des structures) sont autant de personnes qui peuvent prendre la décision de le mettre en œuvre.
Cependant, à cause d’une activité prenante et donc d’un manque de temps, ce travail peut avoir été mise de côté pendant de longues années.
La loi sur la transition numérique implique de s’intéresser de plus près à ses archives que l’on doit passer au format numérique. Une gageure quand ces documents n’ont pas fait l’objet d’un soin particulier.
Parce que l’embauche d’un archiviste serait certainement contreproductive en fonction de la taille de la structure et qu’aucun chef d’entreprise ne souhaite prendre le risque de demander à un salarié de s’en charger, car il craindrait de voir être supprimés des documents à valeur probatoire, mieux vaut demander à une société d’archivage de venir y mettre bon ordre.
Comment mettre en œuvre son plan d’archivage ?
Le plan d’archivage consiste d’abord en le fait de dépoussiérer parfois et de trier ses documents papier. Cela permet de voir si la durée de conservation est toujours en cours ; pour ceux à valeur probatoire.
Mais il est possible qu’un chef d’entreprise souhaite conserver des documents n’ayant pas ce type de valeur, tout simplement parce qu’ils reflètent une certaine évolution de son activité et en sont les témoins.
La destruction des documents n’ayant plus de valeur n’est pas anodine car rien ne doit permettre qu’une tierce personne se les approprie ; dans le but de tirer profit des informations qu’ils contiennent, notamment en vertu de la loi RGPD. Confier cette tâche à une société d’archivage ; soumise au secret, permet de le faire en toute confiance et en toute sécurité.
Les documents restants peuvent être classés selon un plan d’archivage déterminé à l’avance ; tout comme ils peuvent être numérisés par la société d’archivage, avant de les mettre dans un lieu de stockage dématérialisé.
Les avantages d’avoir un plan d’archivage cohérent sont nombreux : chaque information peut être trouvée de manière très rapide. On peut également récupérer en quelques instants un document papier si certaines circonstances l’exigent, notamment en cas de litige.
L’organisation documentaire permet aux salariés de gagner en productivité selon certaines études qui prouvent que l’on peut perdre un temps considérable en cherchant une information sur un document que parfois, on ne retrouve pas.
Alors que beaucoup d’entrepreneurs se contentent de sauvegarder ; c’est-à-dire de les conserver, sans tri particulier ; l’archivage est une méthode, une organisation qui prouve à autrui le professionnalisme de la structure.
Parce qu’il n’est pas forcément aisé à mettre en œuvre, surtout quand les archives papier ou même numériques ont été mises de côté depuis trop longtemps, recourir à un prestataire extérieur permet de répondre aux normes et aux termes de la loi, sans pour autant devoir y consacrer un temps qui peut être précieux.